Sebuah perusahaan memesan 100 unit barang dari supplier, tetapi gudang hanya menerima 90 unit. Beberapa hari kemudian, tim keuangan menerima invoice untuk seluruh 100 unit. Karena nilai tagihan sesuai dengan purchase order, pembayaran terlihat benar.
Namun, ada 10 unit barang yang belum diterima perusahaan.
Situasi seperti ini dapat terjadi ketika tim purchasing, gudang, dan keuangan menggunakan catatan yang berbeda. Tanpa pemeriksaan yang menyeluruh, perusahaan berisiko membayar barang yang belum diterima atau dikenakan harga yang tidak sesuai kesepakatan.
Three-way matching membantu mencegah masalah tersebut dengan mencocokkan pesanan pembelian, penerimaan barang, dan invoice supplier sebelum pembayaran disetujui.
Bagaimana proses ini bekerja, dan mengapa penting bagi pengelolaan pembelian perusahaan?
Apa Itu Three-Way Matching?
Three-way matching adalah proses verifikasi invoice supplier dengan membandingkan tiga dokumen: purchase order, goods receipt, dan supplier invoice. Tujuannya adalah memastikan jumlah serta harga barang yang ditagihkan sesuai dengan kesepakatan pembelian dan penerimaan aktual.
Proses ini merupakan salah satu bentuk pengendalian internal dalam pengelolaan accounts payable atau utang usaha.
Tiga dokumen yang digunakan meliputi:
| Dokumen | Fungsi | Informasi yang Diperiksa |
|---|---|---|
| Purchase Order (PO) | Mencatat barang yang disepakati untuk dibeli | Nama supplier, produk, jumlah, dan harga |
| Goods Receipt Note (GRN) | Mencatat barang yang benar-benar diterima | Produk, jumlah diterima, dan tanggal penerimaan |
| Supplier Invoice | Menunjukkan jumlah pembayaran yang diminta supplier | Produk, jumlah yang ditagihkan, harga satuan, dan total tagihan |
Ketiga dokumen tersebut memberikan informasi yang berbeda.
Purchase order menunjukkan apa yang dipesan perusahaan. Goods receipt mengonfirmasi apa yang sudah diterima gudang. Sementara itu, invoice menunjukkan nilai yang ingin ditagihkan supplier.
Dengan membandingkan ketiganya, tim keuangan dapat menemukan ketidaksesuaian sebelum tagihan diproses lebih lanjut.
Namun, three-way matching bukan jaminan bahwa seluruh kesalahan pembayaran dapat dicegah. Efektivitasnya tetap bergantung pada ketepatan pencatatan, kebijakan persetujuan, dan cara perusahaan menangani perbedaan data.
Bagaimana Three-Way Matching Bekerja?
Proses three-way matching dilakukan dengan membandingkan jumlah barang yang dipesan, jumlah yang diterima, serta harga dan kuantitas pada invoice supplier.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan distribusi memesan 100 unit barang dengan harga Rp800.000 per unit.
Nilai keseluruhan pesanan adalah Rp80.000.000.
Namun, ketika pengiriman tiba, gudang hanya menerima 90 unit. Supplier kemudian mengirimkan invoice untuk seluruh 100 unit barang.
Perbandingan dokumennya adalah sebagai berikut:
| Detail | Purchase Order | Goods Receipt | Supplier Invoice |
|---|---|---|---|
| Jumlah barang | 100 unit | 90 unit | 100 unit |
| Harga per unit | Rp800.000 | — | Rp800.000 |
| Total | Rp80.000.000 | — | Rp80.000.000 |
Jika tim keuangan hanya membandingkan invoice dengan purchase order, tagihan tersebut terlihat sesuai. Jumlah barang dan harga yang tercantum pada kedua dokumen sama.
Namun, setelah memeriksa goods receipt, terlihat bahwa perusahaan baru menerima 90 unit.
Artinya, terdapat selisih 10 unit atau senilai Rp8.000.000 yang belum didukung oleh catatan penerimaan barang.
Berikut tahapan pemeriksaannya.
1. Purchasing Membuat Purchase Order
Tim purchasing membuat purchase order yang mencantumkan 100 unit barang dengan harga Rp800.000 per unit.
Dokumen ini menjadi acuan untuk memeriksa apakah harga dan jumlah pada invoice sesuai dengan kesepakatan pembelian.
2. Gudang Mencatat Barang yang Diterima
Ketika pengiriman tiba, staf gudang memeriksa barang dan mencatat jumlah aktual yang diterima.
Dalam contoh ini, gudang hanya menerima 90 unit.
Jumlah tersebut harus dicatat berdasarkan penerimaan fisik, bukan sekadar mengikuti angka yang tercantum pada purchase order.
3. Keuangan Menerima Invoice Supplier
Supplier mengirimkan invoice senilai Rp80.000.000 untuk 100 unit barang.
Tim keuangan kemudian membandingkan informasi invoice dengan purchase order dan catatan penerimaan barang.
4. Selisih Ditemukan Sebelum Pembayaran
Hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa jumlah pada invoice melebihi barang yang sudah diterima.
Tim keuangan dapat menahan persetujuan tagihan untuk diperiksa lebih lanjut bersama purchasing, gudang, dan supplier.
Bergantung pada kesepakatan pembelian, perusahaan dapat meminta invoice yang diperbaiki, menunggu sisa pengiriman, atau mengikuti prosedur pembayaran sebagian yang telah disetujui.
Poin pentingnya adalah invoice yang sesuai dengan purchase order belum tentu mencerminkan barang yang benar-benar diterima perusahaan.
Three-way matching menambahkan pemeriksaan penerimaan barang agar keputusan pembayaran didasarkan pada informasi yang lebih lengkap.
Saran visual: Diagram perbandingan purchase order 100 unit, goods receipt 90 unit, dan invoice 100 unit, dengan selisih 10 unit senilai Rp8.000.000 ditandai sebagai ketidaksesuaian.
Kesalahan Pembayaran Apa yang Bisa Dicegah dengan Three-Way Matching?
Three-way matching membantu perusahaan menemukan perbedaan jumlah, harga, dan status penerimaan barang sebelum invoice disetujui untuk pembayaran.
Beberapa masalah yang dapat diidentifikasi melalui proses ini antara lain:
1. Tagihan Melebihi Barang yang Diterima
Supplier dapat mengirimkan invoice untuk seluruh pesanan meskipun sebagian barang belum tiba.
Sebagai contoh, perusahaan memesan 100 unit, tetapi gudang baru menerima 90 unit. Jika invoice mencakup seluruh 100 unit, terdapat 10 unit yang belum didukung oleh catatan penerimaan.
Dengan three-way matching, perbedaan tersebut dapat ditemukan sebelum pembayaran disetujui.
2. Harga Invoice Tidak Sesuai dengan Purchase Order
Kesalahan juga dapat terjadi pada harga satuan.
Misalnya, perusahaan menyepakati harga Rp800.000 per unit, tetapi invoice mencantumkan Rp850.000.
Untuk pembelian 100 unit, selisihnya mencapai Rp5.000.000.
Perbandingan antara invoice dan purchase order membantu tim keuangan mengidentifikasi perubahan harga yang belum dikonfirmasi.
3. Invoice Diterima Sebelum Barang Datang
Dalam beberapa transaksi, supplier mengirimkan invoice sebelum barang diterima gudang.
Jika perusahaan memiliki kebijakan pembayaran berdasarkan penerimaan barang, invoice tersebut perlu ditinjau sebelum disetujui.
Three-way matching membantu memastikan bahwa catatan penerimaan tersedia sesuai persyaratan pembayaran.
4. Pengiriman Dilakukan Secara Bertahap
Tidak semua supplier mengirimkan pesanan sekaligus.
Sebuah perusahaan mungkin memesan 500 unit barang yang dikirim dalam beberapa tahap.
Dalam kondisi ini, pemeriksaan perlu memperhitungkan jumlah yang telah diterima dan jumlah yang sudah ditagihkan sebelumnya.
Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari pembayaran atas kuantitas yang belum diterima atau penagihan yang melebihi jumlah yang seharusnya dibayar.
Perlu diperhatikan bahwa three-way matching tidak otomatis mencegah seluruh pembayaran ganda. Perusahaan tetap membutuhkan pengendalian tambahan, seperti pemeriksaan nomor invoice, riwayat pembayaran, dan transaksi yang berpotensi duplikat.
Mengapa Kesalahan Pembayaran Supplier Masih Terjadi?
Kesalahan pembayaran sering terjadi karena informasi pembelian, penerimaan barang, dan invoice dikelola oleh departemen yang berbeda.
Tim purchasing bertanggung jawab membuat pesanan dan berkomunikasi dengan supplier. Gudang mencatat barang yang diterima, sedangkan tim keuangan memproses tagihan dan pembayaran.
Masing-masing departemen memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaannya. Namun, informasi tersebut belum tentu tersedia secara bersamaan.
Sebagai contoh, purchasing mencatat pesanan sebanyak 100 unit dalam spreadsheet pembelian. Ketika pengiriman tiba, gudang hanya menerima 90 unit dan memperbarui file inventarisnya.
Sementara itu, finance menerima invoice untuk 100 unit melalui email.
Jika catatan penerimaan gudang belum dibagikan, finance mungkin hanya memeriksa invoice berdasarkan purchase order. Karena kedua dokumen menunjukkan jumlah yang sama, tagihan dapat terlihat benar.
Masalah serupa muncul ketika perubahan harga belum diperbarui, pengiriman sebagian tidak tercatat dengan jelas, atau dokumen disimpan dalam folder yang berbeda.
Ketika jumlah transaksi masih sedikit, tim mungkin dapat menyelesaikan perbedaan tersebut melalui komunikasi langsung. Namun, semakin banyak supplier dan invoice yang harus diproses, semakin sulit memastikan seluruh informasi telah diperiksa secara konsisten.
Masalah ini juga menunjukkan pentingnya integrasi data keuangan dengan proses pembelian dan inventaris. Ketika informasi dari purchasing, gudang, dan finance saling terhubung, tim keuangan dapat lebih mudah menelusuri transaksi dan memeriksa ketidaksesuaian sebelum menyetujui pembayaran.
Apa yang Terjadi Jika Purchase Order, Goods Receipt, dan Invoice Tidak Cocok?
Ketidaksesuaian antara purchase order, goods receipt, dan invoice tidak selalu berarti supplier melakukan kesalahan.
Ada beberapa kondisi operasional yang dapat menyebabkan perbedaan data.
Pengiriman sebagian. Supplier mengirimkan barang dalam beberapa tahap sehingga jumlah yang diterima lebih kecil daripada jumlah pada purchase order.
Perubahan harga. Purchasing dan supplier telah menyepakati harga baru, tetapi purchase order belum diperbarui.
Biaya tambahan. Invoice mencantumkan biaya pengiriman atau penanganan yang tidak tercantum dalam dokumen pembelian awal.
Perbedaan satuan. Perusahaan memesan barang dalam satuan karton, sementara supplier menggunakan satuan unit pada invoice.
Keterlambatan pencatatan. Barang sudah diterima secara fisik, tetapi staf gudang belum memperbarui catatan penerimaan.
Ketika perbedaan ditemukan, tim keuangan perlu mengidentifikasi penyebabnya sebelum menentukan tindakan selanjutnya.
Pemeriksaan dapat melibatkan purchasing, gudang, atau supplier untuk memastikan apakah invoice perlu diperbaiki, dokumen harus diperbarui, atau transaksi dapat disetujui melalui prosedur pengecualian.
Bagaimana dengan Matching Tolerance?
Beberapa perusahaan menerapkan matching tolerance, yaitu batas selisih tertentu yang diperbolehkan dalam pemeriksaan invoice.
Misalnya, perusahaan dapat menetapkan batas toleransi untuk perbedaan harga yang kecil akibat pembulatan.
Jika selisih masih berada dalam batas yang diizinkan, invoice dapat diproses sesuai kebijakan perusahaan. Jika melebihi batas tersebut, pemeriksaan atau persetujuan tambahan diperlukan.
Namun, toleransi tidak sebaiknya ditetapkan secara sembarangan.
Batas yang digunakan perlu mempertimbangkan nilai transaksi, jenis pembelian, risiko pembayaran, dan kebijakan pengendalian internal perusahaan.
Tujuan three-way matching bukan menolak setiap invoice yang memiliki perbedaan, melainkan memastikan ketidaksesuaian diperiksa dan ditangani sebelum pembayaran dilakukan.
Perbedaan Two-Way, Three-Way, dan Four-Way Matching
Perbedaan utama antara two-way, three-way, dan four-way matching terletak pada dokumen serta tahap pemeriksaan yang digunakan sebelum pembayaran disetujui.
| Metode | Dokumen yang Dicocokkan | Penggunaan |
|---|---|---|
| Two-Way Matching | Purchase Order + Invoice | Pembelian yang tidak memerlukan verifikasi penerimaan berdasarkan kebijakan perusahaan |
| Three-Way Matching | Purchase Order + Goods Receipt + Invoice | Pembelian barang yang perlu dikonfirmasi penerimaannya |
| Four-Way Matching | Purchase Order + Goods Receipt + Hasil Inspeksi + Invoice | Pembelian barang yang memerlukan pemeriksaan kualitas sebelum pembayaran |
Pada two-way matching, perusahaan memeriksa apakah invoice sesuai dengan purchase order. Metode ini tidak menambahkan catatan penerimaan sebagai syarat pencocokan.
Sementara itu, three-way matching memastikan bahwa barang yang ditagihkan juga telah diterima sesuai ketentuan pembelian.
Untuk barang yang membutuhkan pemeriksaan kualitas, four-way matching menambahkan verifikasi hasil inspeksi atau penerimaan kualitas sebelum invoice disetujui.
Pemilihan metode bergantung pada jenis transaksi dan tingkat pengendalian yang dibutuhkan perusahaan.
Bagaimana ERP Membantu Proses Three-Way Matching?
Sistem ERP membantu proses three-way matching dengan menghubungkan data pembelian, penerimaan barang, dan invoice supplier dalam alur kerja yang terintegrasi.
Dalam proses manual, tim keuangan perlu mengumpulkan purchase order, meminta catatan penerimaan dari gudang, kemudian membandingkannya dengan invoice.
Jika perusahaan memproses banyak transaksi setiap hari, pemeriksaan tersebut dapat memakan waktu, terutama ketika dokumen tersebar di beberapa spreadsheet atau aplikasi.
Dengan sistem ERP, informasi dari berbagai tahap pembelian dapat dikelola melalui aplikasi yang saling terhubung.
Sebagai contoh, proses pembelian dapat dimulai ketika purchasing membuat purchase order dalam sistem.
Ketika barang tiba, gudang mencatat jumlah yang diterima. Informasi penerimaan tersebut kemudian dapat digunakan oleh tim keuangan ketika memproses invoice supplier.
Dengan demikian, tim keuangan tidak perlu selalu meminta atau memasukkan ulang seluruh informasi pembelian secara manual.
Contoh Penggunaan Odoo ERP
Odoo merupakan salah satu sistem ERP yang menyediakan aplikasi untuk mengelola pembelian, inventaris, dan akuntansi.
Melalui aplikasi yang saling terintegrasi, perusahaan dapat menghubungkan aktivitas pemesanan barang, pencatatan penerimaan, dan pengelolaan tagihan supplier.
Untuk memahami hubungan tersebut, pembahasan mengenai bagaimana Odoo ERP menghubungkan berbagai proses bisnis dapat memberikan gambaran tentang peran sistem terintegrasi dalam mendukung koordinasi antardepartemen.
Dalam Odoo, fitur three-way matching berkaitan dengan kebijakan pengendalian tagihan berdasarkan jumlah barang yang diterima. Sistem dapat membantu menentukan apakah suatu tagihan layak dibayar berdasarkan informasi penerimaan yang tersedia.
Namun, penggunaan fitur ini tetap bergantung pada konfigurasi sistem dan kebijakan persetujuan perusahaan.
ERP tidak secara otomatis menghilangkan seluruh kesalahan pembayaran. Catatan penerimaan harus tetap akurat, perubahan pesanan perlu dikelola dengan benar, dan ketidaksesuaian harus diperiksa oleh pihak yang bertanggung jawab.
Bagi perusahaan dengan transaksi pembelian yang semakin banyak, integrasi tersebut dapat mengurangi pekerjaan administratif dan memudahkan pemeriksaan invoice secara konsisten.
Memulai Three-Way Matching dalam Proses Pembelian
Perusahaan tidak harus langsung menggunakan sistem ERP untuk mulai menerapkan three-way matching.
Langkah awalnya adalah memastikan setiap pembelian memiliki catatan pesanan, penerimaan barang, dan invoice yang dapat diperiksa bersama.
1. Pastikan Setiap Pembelian Memiliki Purchase Order
Purchase order perlu mencantumkan informasi penting seperti nama supplier, produk, jumlah barang, harga yang disepakati, dan ketentuan pembelian.
Perusahaan juga perlu menentukan siapa yang berwenang membuat dan menyetujui purchase order.
Dengan begitu, tim keuangan memiliki dokumen acuan ketika memeriksa invoice.
2. Catat Jumlah Barang yang Benar-Benar Diterima
Gudang harus mencatat jumlah aktual yang diterima, termasuk ketika supplier melakukan pengiriman sebagian.
Catatan tersebut sebaiknya dapat diakses oleh tim yang bertanggung jawab atas pemeriksaan invoice.
Informasi penerimaan yang akurat menjadi dasar penting dalam proses three-way matching.
3. Cocokkan Dokumen Sebelum Pembayaran
Sebelum invoice disetujui, bandingkan informasi pada purchase order, goods receipt, dan invoice supplier.
Periksa kesesuaian produk, jumlah, harga, serta ketentuan lain yang relevan.
Jika terdapat perbedaan, pastikan penyebabnya diketahui sebelum pembayaran dilanjutkan.
4. Tetapkan Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian
Perusahaan perlu menentukan siapa yang bertanggung jawab ketika invoice tidak sesuai dengan dokumen pembelian atau penerimaan.
Misalnya, perbedaan jumlah barang dapat diperiksa bersama gudang, sedangkan perubahan harga perlu dikonfirmasi kepada purchasing.
Aturan mengenai toleransi dan persetujuan pengecualian juga sebaiknya ditetapkan dengan jelas.
5. Pertimbangkan Otomatisasi Ketika Transaksi Meningkat
Pemeriksaan manual mungkin masih cukup untuk perusahaan dengan jumlah pembelian yang terbatas.
Namun, ketika volume invoice meningkat, proses pencocokan dokumen dapat membutuhkan lebih banyak waktu dan tenaga.
Pada tahap tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem pembelian dan akuntansi yang terintegrasi untuk membantu mengurangi pencatatan berulang dan mempermudah pemeriksaan.
Kesimpulan
Kelebihan pembayaran supplier tidak selalu terjadi karena invoice yang salah. Masalah juga dapat muncul ketika tim keuangan tidak memiliki informasi lengkap mengenai barang yang sudah diterima.
Three-way matching membantu perusahaan memeriksa kesesuaian antara purchase order, goods receipt, dan invoice sebelum pembayaran disetujui.
Dengan proses ini, perbedaan jumlah barang, harga, dan penerimaan dapat ditemukan lebih awal.
Namun, keberhasilannya tetap membutuhkan pencatatan yang akurat, pembagian tanggung jawab yang jelas, serta prosedur untuk menangani ketidaksesuaian.
Seiring meningkatnya volume pembelian, pengelolaan data yang terintegrasi dapat membantu perusahaan menjalankan pemeriksaan tersebut secara lebih efisien dan konsisten.
